Notářství a digitalizace

Svobodné české notářství oslavilo v loňském roce 30 let od svého obnovení. Za tuto dobu se značně posunulo, a to nejen ke zcela nové úpravě soukromého práva, která letos slaví své první kulaté výročí. Posunulo se také k novým technologiím, které jako notáři ve své praxi využíváme.

Mgr. Diana Urbanová

 

Většina elektronických novinek je nám uložena, některé využíváme dobrovolně. Proces zavádění jakékoli inovace je často podobný, zpočátku panuje opatrný přístup, ať již opatrné očekávání či opatrná skepse, nejednou podpořená počátečními zaškobrtnutími, která uživatele mohou snadno odradit. Pokud se však nevzdáme, a i přes drobné nezdary při prvních pokusech vytrváme, jsme odměněni usnadněním a zefektivněním naší práce i zlepšením služby poskytované klientům a účastníkům.

V současné době je již obtížně přestavitelné, že bychom rozesílali veškeré dotazy v řízení o pozůstalosti poštou, poštou požadovali listinné výpisy z katastru nemovitostí či výpisy z Centrálního depozitáře cenných papírů. I obesílání jednotlivých stavebních spořitelen a penzijních společností je minulostí díky registrům penzijního připojištění a stavebního spoření, které jsou notáři přístupné již při prvotní lustraci nového spisu.

Stejně tak nepředstavitelné je, že po založení společnosti s ručením omezeným by klient musel navštívit příslušný rejstříkový soud a čekat na zápis své nové společnosti několik dní, přičemž o jejím zapsání by se dozvěděl až z došlého dopisu. Přímé zápisy do veřejných rejstříků, evidence skutečných majitelů a evidence svěřenských fondů šetří čas i finanční prostředky klientů, dávají jistotu správnosti zápisu a kompletnosti podkladů a odbřemeňují přetížené soudy. Klienti a jejich advokáti si přímé zápisy notářem oblíbili natolik, že i u změn, které nezbytně nevyžadují notářský zápis, tuto formu žádají jen proto, aby mohly být změny zapsány přímo notářem.

Ráda bych tímto článkem stručně připomněla některé digitalizační úspěchy, které v dnešní době nepovažujeme ani tak za součást digitalizace, jako za součást každého všedního dne. Je tomu tak proto, že při jejich zavádění jsme se nezalekli a v jejich používání setrvali, často je i vylepšili, příp. s nadšením přijali mnohé pokroky. I tyto běžně užívané nástroje stále procházejí inovacemi, z nichž některé budou v článku zmíněny.

Stojí před námi i nástroje nové, které zpočátku nemusí působit zcela lákavým, dokonce ani praktickým dojmem. Je třeba si vyhradit čas na jejich vyzkoušení, přičemž na mysl vytane otázka, zda nebude lepší zůstat u osvědčených způsobů a do novinek se nepouštět. Doufám, že pokud alespoň některé z těchto novinek přijmeme a zakomponujeme do každodenních i výjimečných situací, po 10 letech se ohlédneme a nebudeme si umět představit, jaká byla naše praxe bez nich.

 

Datové schránky

Datové schránky jsou v provozu již téměř 15 let, usnadňují a urychlují občanům i institucím vzájemnou komunikaci. Využití datové schránky šetří i finanční prostředky jak na poštovní služby, tak na tisk a celkovou administraci listinné korespondence. Výhodná je též přímá komunikace mezi subjekty, kdy obě strany mají jistotu ohledně identity druhé osoby a přesných časů odeslání i doručení. Není již nutné se spoléhat na doručující subjekt a správné vyznačení údajů na doručence, ani nemůže dojít ke ztrátě zásilky či doručenky a jejich následnému zdlouhavému dohledávání či reklamacím.

Počet subjektů využívajících datové schránky dobrovolně či povinně zřízené stále narůstá. Do budoucna nás zřejmě čekají další vlny jejich automatického zřizování. Je žádoucí edukovat veřejnost ohledně přínosů datové schránky a široké možnosti jejího využití včetně propojení s Portálem občana, který nabízí uživatelsky přívětivější prostředí a archivaci zpráv zdarma. Nezbytné je ale též informování o možných nevýhodách plynoucích z neznalosti nebo neporozumění systému, zejména je nutné si nastavit notifikace o dodání zprávy. Uživatel musí mít vždy na paměti i pravidla pro doručování fikcí.

 

Dopis Online

Pro usnadnění manipulace s odesílanými zásilkami, jejichž adresáti nemají datovou schránku, je možné využít službu České pošty Dopis Online. Elektronický dokument nahraný do aplikace je poštou vytištěn, zabalen do obálky a požadovaným způsobem odeslán. Dopis Online nabízí doručení obyčejné, prioritní i s dodejkou v různých modifikacích typů doručení. Jedná se o ideální hybridní alternativu k plně elektronické komunikaci, která urychlí expedování listinných zásilek a sníží počet nutných administrativních kroků na straně odesílajícího.

 

Novinky v registru obyvatel

Efektivnější navázání kontaktu s účastníkem nabízí kontaktní údaje volitelně zapisované do základních registrů, kterými jsou již dva roky telefonní číslo a e-mail. Své kontaktní údaje může osoba zapsat do registru obyvatel prostřednictvím Portálu občana, který následně jejich platnost ověří. Nejedná se však o referenční údaje, jsou tedy pouze informativní a nelze se plně spolehnout na jejich aktuálnost. Občanů, kteří mají kontaktní údaje zapsané, přibývá. Přispívají tak k urychlení především řízení o pozůstalosti, když není nutné je zdlouhavě obesílat, zejména pokud se nezdržují na adrese svého trvalého pobytu, nemají v evidenci obyvatel zavedenou doručovací adresu ani zřízenou datovou schránku.

Osoby disponující kvalifikovaným certifikátem mohou zapsat jeho sériové číslo do registru obyvatel opět prostřednictvím Portálu občana. Uznávaný elektronický podpis založený na takto zapsaném certifikátu v souladu s § 6 odst. 2 zákona č. 12/2020 Sb. nahrazuje úředně ověřený podpis. Tento postup není použitelný pro plné moci k právním jednáním ve formě notářského zápisu. Pro ostatní oblasti a listiny s notářským zápisem související, které podepisují osoby odlišné od účastníků notářského zápisu, se však může jednat o vhodný nástroj.

 

Digitalizační novela notářského řádu

Digitalizační novela notářského řádu zavedla od 1. 9. 2021 především možnost sepisovat notářské zápisy v elektronické podobě, pokud to notářský řád připouští, zejména v korporátní agendě. Účastník či jeho zástupce potřebuje pouze bankovní identitu pro přihlášení a kvalifikovaný certifikát pro podepsání notářského zápisu. Vše probíhá v chráněném prostředí Centrálního informačního systému Notářské komory České republiky v sekci Jednačka (CIS Jednačka) zajišťujícím spolehlivé prokázání totožnosti účastníka. Přihlášení na základě bankovní identity či např. občanského průkazu s aktivovaným čipem a čtečkou poskytne notáři sadu údajů, které následně porovná s údaji v základních registrech. Zobrazí se též nejnovější státem evidovaná průkazová fotografie účastníka a notář srovná, zda podoba účastníka na videokonferenci souhlasí. Dokumenty k podpisu nahrává výhradně notář, je tedy zajištěna plná kontrola nad jejich obsahem, jelikož účastník může dokumenty pouze zobrazit a podepsat, nikoli upravovat. Elektronický notářský zápis podepsaný účastníkem i notářem je následně nahrán do Sbírky dokumentů Notářské komory České republiky. Díky elektronické podobě odpadá množství administrativních kroků spojených se zpracováním listinného notářského zápisu a dochází k výrazné časové úspoře.

Od zavedení této novinky se značně rozšířila digitální gramotnost klientů a povědomí i zájem o digitální služby. I pro notářské kanceláře přinášejí elektronické notářské zápisy usnadnění práce a úsporu času stráveného administrativou. Pokud jsou v elektronické formě vedeny i spisy, přidává se k časové úspoře též úspora místa při jejich archivaci a zjednodušení práce se spisem i jeho přehlednost. Vzhledem ke způsobu, jakým se sepisování elektronických notářských zápisů osvědčilo, i k poptávce klientů, možná přichází pravý čas pro zamyšlení, zda by nebylo vhodné rozšířit možnost elektronické podoby i na další typy notářských zápisů.

Řadou vylepšení prošel systém vydávání kvalifikovaných certifikátů notářem. K vydání kvalifikovaného certifikátu klient potřebuje pouze bankovní identitu, vše ostatní zařídí notář, který má uzavřenou smlouvu jako distanční registrační autorita I.CA. Celým procesem vydání certifikátu klienta provede aplikace CIS Jednačka. Po přihlášení a ztotožnění ze strany notáře klient požádá o vydání kvalifikovaného certifikátu a vyplní své kontaktní údaje. Následně je třeba pořídit videozáznam sloužící k případnému ověření totožnosti a přítomnosti klienta při vydávání certifikátu, na němž klient musí během třiceti sekund ukázat na kameru dva své doklady totožnosti. Technická stránka nahrávání videozáznamu a jeho kvalita činila v počátcích potíže, nyní však pokud klient ve stanoveném limitu stihne oba doklady ukázat, většinou je záznam v dostatečné kvalitě použitelný již napoprvé. Do budoucna je plánováno další zjednodušení procesu díky upuštění od pořizování videozáznamu jako takového. Po kontrole videozáznamu notář i klient podepíší smluvní dokumentaci a kvalifikovaný certifikát je ihned použitelný pro podepisování.

 

Ověření elektronického podpisu

Společně s elektronickými notářskými zápisy přibylo též ověřování elektronických podpisů na dálku. Výhodou je kromě plně distanční formy též možnost ověření prostého elektronického podpisu, není tedy třeba mít zřízený jakýkoli certifikát. Dokument s elektronickým podpisem, který klient po přihlášení a ztotožnění notářem v CIS Jednačce uzná za vlastní, je s elektronicky podepsanou legalizační doložkou spojen do ASiC-E kontejneru, který uchovává integritu jednotlivých dokumentů uvnitř a zároveň zajišťuje jejich neoddělitelné spojení a neměnnost obsahu. Příslušné nařízení vlády upravující postup při ověření elektronického podpisu však stanoví pouze postup pro vytvoření kontejneru, dalšímu nakládání s ním se již nevěnuje. Kromě nové možnosti zaslat ASiC-E kontejner do datové schránky v této oblasti nedošlo k žádnému pozitivnímu posunu. Formát ASiC-E stále není obecně akceptovaným formátem pro aplikaci informačního systému veřejných rejstříků ani spisových služeb. Zapracování formátu ASiC-E leží na straně státu, doufejme tedy, že jeho plné využití bude možné co nejdříve.

Od ledna 2024 je k dispozici i ověření elektronického podpisu prostřednictvím Czech POINT, tzv. eLegalizace. Klient elektronicky podepsaný dokument nahraje do Úschovny Czech POINT, k ověření své totožnosti se však musí na pobočku dostavit osobně. Legalizační doložka jako samostatný dokument je následně nahrána do Úschovny či odeslána do datové schránky a obsahuje též elektronický otisk legalizovaného dokumentu zajišťující propojení obou samostatných souborů. Ač jsou výstupy z eLegalizace v běžně používaném formátu PDF/A, řešení je problematické zejména komplikovaností ověření, zda legalizační doložka náleží k předkládanému dokumentu a zda tento nebyl po provedení legalizace pozměněn. Je otázkou, jak rychle dojde k adaptaci na tento způsob ověření podpisu u jednotlivých institucí a jejich spisových služeb. Zásadním odrazujícím nedostatkem oproti ověření elektronického podpisu notářem je však nutnost osobní návštěvy pobočky. Pokud je klient na pobočce přítomen, bude zpravidla rychlejším a spolehlivějším řešením ověření jeho podpisu na fyzické listině a její následná autorizovaná konverze do elektronické podoby.

 

Evidence vyloučených osob

Evidence vyloučených osob, která měla pro účely přímých zápisů notářem do veřejného rejstříku plynule navázat na výpisy z rejstříku trestů, byla od počátku tohoto roku zpřístupněna formou dálkového přístupu. Prostřednictvím aplikace informačního systému veřejných rejstříků (ISVR) a následným vyhledáním požadované osoby je možné získat výpis platných překážek či potvrzení o jejich ne­existenci. Systém již obsahuje údaje o překážkách výkonu funkce člena voleného orgánu obchodní korporace, a to jak pro fyzické, tak právnické osoby. Výstup je vyhotoven česko-anglicky, ale není bohužel opatřen elektronickým podpisem.

Výpis či potvrzení je prozatím dostupné pouze pro subjekty, které se podaří ztotožnit. V opačném případě se zobrazí informace o neúspěšném ztotožnění, chybí však možnost potvrdit správnost zadaných údajů a stáhnout potvrzení o nenalezení platných překážek. Pro plnohodnotné využití bude třeba systém propojit s obdobnými rejstříky ostatních členských států Evropské unie. Zůstává však otázka osob ze třetích států, u kterých není zcela jednoznačné, zda je možné stále vyžadovat výpis z rejstříku trestů či zda jsou takové osoby zapisovány jen na základě čestného prohlášení.

Výstup z evidence vyloučených osob ohledně své osoby je možné získat po přihlášení identitou občana či v případě právnické osoby datovou schránkou, a to přímo na stránkách Evidence vyloučených osob.

Výpis z rejstříku trestů zůstává zdarma dostupný ke stažení prostřednictvím Portálu občana či datové schránky. Stejným způsobem je možné požádat i o výpis z rejstříku trestů kterékoli právnické osoby.

 

eDoklady

Nejnovějším přírůstkem do digitalizačního portfolia je aplikace eDoklady, která v pilotním provozu umožňuje nahrát do aplikace zajištěné státem digitální stejnopis občanského průkazu. Další doklady budou následovat. K prokázání totožnosti však nestačí pouze ukázat digitální stejnopis v aplikaci, jelikož takové zobrazení dostatečně negarantuje správnost a aktuálnost údajů. Ověřující osoba by si nemohla být jistá, že klient neukazuje např. pouhý obrázek cizího průkazu. Celý systém tedy funguje na párování dvou zařízení, ověřovaného a ověřujícího.

Subjekt, vůči kterému má být totožnost prokazována, tzv. ověřovatel, může jako čtečku dokladu využít aplikaci v chytrém telefonu, příp. počítač. Klient musí vždy použít chytrý telefon se staženou aplikací eDoklady a v ní nahraný digitální stejnopis svého občanského průkazu. Údaje v něm uvedené jsou průběžně aktualizovány, pokud k poslední aktualizaci došlo před více než 48 hodinami, systém na to upozorní.

Ověření pomocí telefonu má tu výhodu, že funguje i bez přístupu k internetu na obou stranách, pouze prostřednictvím aplikace eDoklady a Bluetooth. Oba subjekty se přihlásí do aplikace, ověřovatel vybere, které údaje potřebuje kontrolovat či zpracovávat, naskenuje QR kód předložený klientem, klient odsouhlasí poskytnutí údajů a digitální stejnopis občanského průkazu se zobrazí na zařízení ověřovatele. Nehrozí tedy předložení falešného či pozměněného obrázku na telefonu klienta, ověřovatel ve své aplikaci vidí potřebné údaje i jejich aktuálnost.

Pokud ověřovatel údaje potřebuje také zpracovávat, např. pro účely zprostředkované identifikace či kopírování údajů z občanského průkazu do interního systému, je praktičtější využít čtečku ověřovatele přímo na stránkách edoklady.gov.cz. Přihlášení ověřovatele probíhá prostřednictvím Jednotného identitního prostoru – Katalogu autentizačních a autorizačních služeb (JIP-KAAS), stejně jako do rozhraní Czech POINT. Při prvním přístupu je třeba vytvořit alespoň jednu elektronickou přepážku, v níž celý proces prokázání totožnosti probíhá a k níž náleží QR kód pro spojení s přepážkou platný jeden měsíc. Po vypršení platnosti kódu není třeba vytvářet přepážku znovu, stačí vygenerovat nový kód. Díky více přepážkám je možné ověřovat totožnost více klientů zároveň, jelikož klient díky QR kódu přepážky odešle digitální stejnopis svého občanského průkazu do počítače ověřovatele se zvolenou přepážkou. Ověřovatel vybere požadovanou sadu údajů, příp. může též vytvořit předdefinovanou sadu pro celou organizaci či jen pro sebe. Klient aplikací eDoklady naskenuje QR kód přepážky a následuje postup totožný jako při ověření mobilním telefonem. Ověřovatel, pokud zvolil též zpracování údajů, může stáhnout digitální výpis údajů, který je označen datem vyhotovení a údajem o platnosti výpisu, není však elektronicky podepsán.

Notáři mají povinnost akceptovat prokázání totožnosti aplikací eDoklady až od 1. 1. 2025, soudy již od 1. 7. 2024, je tedy pravděpodobné, že v řízení o pozůstalosti se i na notáře jako soudního komisaře uplatní dřívější termín. Každý ověřovatel má možnost přijímat digitální stejnopis občanského průkazu i dříve, než stanoví zákon. Ověření totožnosti pomocí aplikace eDoklady je lehce časově náročnější než při předložení plastové kartičky. Naopak výhodou šetřící čas i práci je možnost kopírovat údaje přímo z digitálně zobrazeného dokladu, což navíc minimalizuje možnost chyby v psaní.

 

Závěrem

Posláním digitalizačních snah je vyhovění požadavkům na modernizaci, usnadnění přístupu k právním službám, zvýšení flexibility, v konečném důsledku též ušetření nákladů a zbytečné administrativy. Při naplňování těchto cílů musíme mít vždy na paměti základní zásady a principy notářství, zachovávat zákonnost a udržovat vysokou míru důvěry v notářský stav.

Digitalizace notářství ve výše zmíněných oblastech jde s dobou, častokrát i na evropské špičce, a zároveň si zachovává nejvyšší nároky na činnost notáře, je transparentní a spolehlivá. Neuchylujeme se k polovičatým řešením a nesnižujeme zavedené standardy. Věřím, že se popsané novinky osvědčí, budou dále inovovány a přinesou moderní a efektivní nástroje k co nejlepšímu výkonu našeho povolání.

Zpět