Notářství v Estonsku

Kolik notářů působí v současnosti v Estonsku a jaké jsou jejich základní kompetence?

K 3. 1. 2014 byli v Estonsku 94 notáři a 6 kandidátů (Estonsko má 1,3 milionu obyvatel). 94 notářů je aktivních a dále máme dvě notářky, které momentálně nevykonávají činnost, protože mají malé děti. Po uplynutí určité doby se do výkonu povinností ve svém úřadu vrátí. V Estonsku je totiž možné požádat ministra spravedlnosti o svolení k přerušení výkonu funkce notáře kvůli těhotenství, porodu nebo rodičovské dovolené. V letošním roce budou nově obsazena dvě další místa – jedno v Tallinnu, hlavním městě Estonska a jedno v Ida-Virumaa, to je ve východní části Estonska.

Jakými pravomocemi se notáři v Estonsku odlišují od notářů z jiných evropských zemí?  Víme o přechodu estonského notářství na plně elektronický informační systém e-notář  v roce 2007 a dále víme, že od 1. 1. 2010 vydávají notáři v Estonsku apostily. Můžete, prosím, našim čtenářům přiblížit, v čem systém spočívá a jak funguje?

Mezi základní notářské pravomoci patří převody nemovitostí a smlouvy o věcných právech: služebnostech, věcných břemenech, právu superficies, předkupních a zajišťovacích právech, to vše musí být v Estonsku sepsáno notářem. Dále sem patří vyřizování dědictví, a určité pravomoci máme i v právu obchodních společností – při zakládání společnosti s ručením omezeným nebo akciové společnosti, při uzavírání smluv o prodeji podílu ve společnosti s ručením omezeným. Nicméně pokud je společnost zapsána do zvláštního rejstříku – Estonské centrální evidence cenných papírů[1], pak transakce nemusí mít formu notářského zápisu.  V Estonsku je také možné založit společnost – malý podnik nebo společnost s ručením omezeným prostřednictvím internetu, takže není potřeba notář.

Jak dlouho tato možnost založit společnost v Estonsku přes internet existuje?

Existuje již tři nebo čtyři roky a je velmi populární, vzhledem k tomu, že je to velmi pohodlné. Ne vždy se ale založení po internetu obejde bez problémů, protože lidé, kteří zakládají  společnost nedostanou žádné vysvětlení, ani informace o právních problémech, které by mohly nastat. Ale na druhou stranu existuje mnoho lidí, kteří již společnost zakládali, a vědí, co a jak.

Vím, že Estonsko je známé tím, že je v elektronizaci veřejné správy velmi vyspělé, a také vím, že estonští notáři využívají plně elektronický informační systém e-notář. Mohla byste mi vysvětlit, jak funguje?

Ano, systém e-notář funguje od roku 2007 a všichni notáři ho používají povinně, protože bez tohoto systému není možné přistupovat k veřejným registrům. Dnes systém obsahuje také elektronický archiv (vzorů) notářských listin, v systému jsou přímo vytvářeny notářské zápisy, systém je propojen s orgány a registry státní správy, jako jsou například registr obyvatel, katastr nemovitostí, registr firem, registr smluv o manželských majetkových režimech, registr vozidel… dá se v něm zkontrolovat, zda někdo vlastní akcie či jiné cenné papíry a finanční nástroje. Je to velmi, velmi pohodlné, protože všechna data, která získáme z registrů, jsou správná a ověřená a přímo se v elektronické podobě vyplní do notářského zápisu, to se s dobou před rokem 2007 vůbec nedá srovnat. Tento způsob práce je velmi rychlý a velmi bezpečný. Dostaneme data on-line, vložíme je do notářského zápisu a všechny námi vyhotovené listiny zašleme ihned on-line do registrů. Neexistuje žádné čekání nebo prostoje.  Jedná se o systém, který je velmi pohodlný pro notáře a velmi užitečný pro klienty, protože je bezpečný a umožňuje nám sepisovat notářské zápisy velmi rychle, klienti nám nemusí dodávat žádné podklady, všechny údaje z registrů si sami najdeme a stáhneme. Systém je bezpečný i proto, že máme přístup k evidenci obyvatel, která obsahuje fotografie lidí, takže máme jistotu, že lidé, kteří přišli k nám do kanceláře, jsou opravdu osobami, kterými tvrdí, že jsou, a to nejen na základě průkazu totožnosti, který nám předloží. 

V současné době máme nápady na další vylepšení, aby byl systém více interaktivní, aby se lidé, kteří mají estonský občanský průkaz, mohli do systému přihlásit zabezpečeným přístupem, a mohli komunikovat s notářem přímo v tomto systému. Samozřejmě ovšem stále trváme na tom, že notářský zápis musí být sepsán a podepsán v notářské kanceláři za osobní přítomnosti klienta, protože si myslíme, že je velmi důležité mít skutečný kontakt s reálnou osobou, aby bylo možné na místě vše vysvětlit a zjistit, zda klienti porozuměli a jaký mají na věc názor, ale co se přípravy zápisu týče, bylo by dobré, aby se na ní klienti mohli podílet vzdáleně, pod zabezpečeným přístupem. Je to nápad, pro který teď hledáme financování.

Také je mi známo, že estonští notáři mají pravomoc opatřovat dokumenty apostilou…

Ano, notáři od 1. ledna 2010 vydávají všechny apostily v Estonsku. Je to velmi úspěšný projekt, velmi dobré řešení pro klienty, protože předtím pro apostilu museli cestovat do hlavního města anebo zaslat dokumenty poštou. Notáři jsou v každém okrese  a ve větších městech existuje více notářských úřadů, takže je vždy možné přijít a získat apostilu na počkání, nebo pokud to není možné ihned, pak alespoň ve stejný den. Pro lidi je mnohem pohodlnější, aby si přišli opatřit listinu apostilou k notáři.

Vystavují notáři apostily pro všechny typy dokumentů?

Ano, notáři vydávají všechny apostily v Estonsku. Když jsme s tímto projektem začali, první myšlenka byla, že apostily by měly být notáři vydávány notáři, jen pokud se jedná o listiny, jejichž původ je v kompetenci ministerstva spravedlnosti. Ale poté bylo rozhodnuto, že apostil vydaných v Estonsku není takové množství, a že potřeba jejich vydávání dále klesá, protože přibývá dvoustranných úmluv, a vliv má i vývoj v rámci Evropské unie. Proto bylo rozhodnuto, že není žádný důvod mít dva systémy vydávání apostil, a že je budou nadále vydávat pouze notáři.

Existuje v Estonsku numerus clausus (regulatus) pro notáře, pevný tarif a územní princip pro poskytování notářských služeb?

Ano, s malými výjimkami. Máme numerus clausus pro počet notářů a máme pevnou cenu za notářské úkony.

Práci notáře v Estonsku můžeme rozdělit do dvou skupin na notářské činnosti a notářské služby.

Hlavními notářskými činnostmi jsou:

1) sepisování notářských zápisů na základě Notářského řádu (smlouvy, plné moci,  prohlášení musí mít formu notářského zápisu buď ze zákona anebo na základě žádosti klientů);

2) vedení dědických řízení;

3) vydávání apostil na základě zákona o přistoupení k Úmluvě o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin;

4) prohlášení o vykonatelnosti smluv uzavřených prostřednictvím advokáta, který je mediátorem nebo jiným notářem na základě zákona o mediačním řízení;

5) předložení výroční zprávy právnické osoby na základě žádosti právnické osoby adresované soudu, který vede registr podle postupu stanoveného na základě ustanovení § 67 (4) 1) obchodního zákoníku;

6) osvědčování uzavření sňatku nebo rozvodu manželství, a příprava vkladu údajů o uzavření manželství/rozvodu na základě zákona o rodině zákona a zákona o registraci životních statistik  (Vital Statistics Registration Act);

7) úschovy peněz, cenných papírů a listin;

8) umožnění přístupu k údajům v katastru nemovitostí nebo do listin tam uložených.

 

Pro tyto úkony je stanoven pevný tarif.

  Notářskými službami jsou:

1) právní poradenství, které nesouvisí se sepisováním notářských listin;

2) poradenství v oblasti daní a práva cizího státu nesouvisející anebo v rámci sepisování notářských listin;

3) mediace podle zákona o mediaci;

4) činnost rozhodce na základě občanského soudního řádu;

5) osvědčování průběhu dražeb, hlasování, losování a ověřování výsledků na základě Notářského řádu;

6) přijímání přísah a ověřování prohlášení pod přísahou na základě Notářského řádu;

7) předání petice a oznámení, které se netýkají úředních povinností stanovených v § 30 Notářského řádu a vydání osvědčení o předání nebo nemožnosti předání petice a oznámení podle Notářského řádu;

8) úschova peněz (s výjimkou hotovosti), cenných papírů, dokumentů a jiných předmětů, pokud se nejedná o povinnou úschovu;

9) osvědčení o správnosti překladu dokumentů.

 

U notářských služeb neexistují žádné fixní tarify a notáři si mohou sjednat s klientem smluvní odměnu, která musí být dohodnuta v písemné formě.

 

V Estonsku platí teritoriální princip, což znamená, že notář může mít své sídlo a vykonávat činnost pouze v místě, kam byl jmenován.  Existuje však jedna výjimka, notáři mají pravomoc osvědčovat uzavření manželství, a při tomto osvědčení mohou působit kdekoli v Estonsku.

Jaké požadavky musí v Estonsku splňovat kandidát na úřad notáře?

Samozřejmě musí mít vysokoškolské magisterské vzdělání v oboru právo, to je základ, a dále musí mít minimálně dvouletou koncipientskou praxi. Abyste se mohl stát notářským koncipientem, musíte projít přijímacím testem.  Po těchto dvou letech praxe v notářské kanceláři je povinná krátkodobá praxe na Estonské notářské komoře, ve veřejných rejstřících, v obchodním rejstříku a katastru nemovitostí. Účelem této krátkodobé praxe je získat informace a znalosti o tom, jak uvedené úřady fungují. Estonská notářská komora spolupracuje s uvedenými registry. Poté následuje písemná zkouška, složená z řešení praktických případů a teoretické části. Notářské úřady se následně obsazují konkurzem, který je vlastně také zkouškou. Zkušební komise zváží i některá další hlediska, nicméně rozhodujícím kritériem je výsledek dosažený u notářské zkoušky.

Konkurzní komise se skládá pouze z notářů?

Ne, ne, vždy je v ní zástupce ministerstva spravedlnosti a zástupce krajského soudu. Členství v komisi a pravidla postupu zkušební komise musí být schválena ministrem spravedlnosti. Komise je pětičlenná, tvoří ji dva notáři, dva úředníci z ministerstva spravedlnosti a jeden renomovaný právník (většinou soudce), jmenovaní ministerstvem spravedlnosti.

Podstatou notářské činnosti je poskytování větší právní jistoty. Jak je zajištěna bezpečnost transakcí v Estonsku?

Tak zaprvé je to ověření totožnost stran na základě průkazu totožnosti, a jsou-li estonskými občany, pak také na základě údajů registru obyvatel, včetně fotografie. Dále bezpečný a rychlý způsob zasílání dokumentů – používáme on-line připojení, takže okamžitě po sepisu listiny zasíláme veškeré dokumenty přímo do registru.

Dalším bezpečnostním prvkem je registrace notářských zápisů a jejich archivace. Originály všech notářských zápisů v listinné podobě jsou uloženy v centrálním archivu na Estonské notářské komoře. O jeho zřízení bylo rozhodnuto již v roce 2005 z důvodu, že požadavky na archivaci jsou velmi přísné a menší kanceláře je nemohly splnit.

Jak funguje vydání kopií listin, které jsou uloženy v centrálním archivu, a klient o ně požádá například po pěti letech od sepisu listiny?

Do archivu je potřeba zaslat žádost. Pokud to bude potřeba, bude originál listiny odeslán do notářské kanceláře, kde účastník požádal o vydání kopie. Nebo, pokud to bude dostačující,  bude originál naskenován a odeslán elektronicky. Záleží na tom, k čemu a v jaké formě je dokument potřeba. Protože Estonsko je poměrně malý stát, je možné zařídit tento druh oběhu  dokumentů.

Jaké elektronické rejstříky vede Estonská notářská komora?

Rejstřík řízení o dědictví, který je nově od letošního roku plně v působnosti Estonské notářské komory, jsme správci tohoto rejstříku. Katastr nemovitostí, obchodní rejstřík a registr obyvatel jsou samozřejmě vedeny odděleně, do nich máme pouze přístup, můžeme v nich dělat záznamy, zasílat data a žádosti. 

Samostatně můžeme provádět zápisy do rejstříku ve věcech dědictví a do evidence obyvatel můžeme přímo provádět zápisy o manželství a rozvodu. Žádali jsme ministerstvo spravedlnosti, abychom mohli provádět více zápisů takového druhu, např. do manželského majetkového rejstříku, protože základním zápisem je tam výběr vlastnického režimu, takže by to mohlo být provedeno prostřednictvím notáře. Ale zatím nemáme odpověď.

Jak jsou notáři v Estonsku organizováni, je členství v notářské komoře povinné? Máte v Estonsku deontologický kodex?

 Máme jen jednu komoru a členství v ní je povinné. Není důvod, aby byla Estonská notářská komora rozdělena na regionální komory, protože při počtu 94 členů by to nemělo smysl.  Notáři z jednotlivých oblastí jsou však organizováni na neoficiální bázi. Mají své vlastní kulaté stoly, kde se setkávají a probírají své aktuální problémy.

Jak notářská komora kontroluje notářskou činnost jednotlivých notářů?

Kontroly provádíme ve spolupráci s ministerstvem spravedlnosti. Kontroly totiž patří do působnosti ministerstva spravedlnosti, jehož zaměstnanci pravidelně navštěvují notářské kanceláře a kontrolují jejich práci. Kontroluje se vedení rejstříků, způsob výpočtu odměn a poplatků, zda nejsou průtahy v dědických věcech apod… S kontrolní komisí vždy chodí někdo z notářské komory.

A jak často tyto kontroly probíhají? V České republice je to každé tři roky.

V současnosti nemáme stanovenu žádnou pevnou lhůtu. Každoročně ministerstvo spravedlnosti ve spolupráci s notářskou komorou připraví plán, kolik kanceláří navštíví. Pokud se jedná o pravidelnou kontrolu, notář je o ní informován jeden až dva týdny předem. Samozřejmě existuje i možnost zkontrolovat notářský úřad mimo tento plán na podkladě stížnosti. V takovém případě kontrola přijde bez předchozího oznámení, ale stává se to jen zřídka.

Co považujete za největší úspěch estonského notářství v posledních letech? Jaké jsou momentálně jeho největší výzvy?

Naším největším úspěchem je samozřejmě systém e-notář. Musíme ho i nadále rozvíjet, abychom mohli plně využít všechny jeho možnosti. Také je pro nás důležité, že jsme získali hodně nových kompetencí, navíc v době hospodářské krize. Možná nejsou tak populární – jako například uzavření sňatku před notářem, ani to není výlučná pravomoc notářů, ale je to  další oblast, kde notář může být občanům užitečný. Opatřování listin apostilami je také velmi důležité.

Největší výzva ... to je těžké říct. Vlastně jedna mne napadá – usilujeme o možnost získat širší přístup do státních rejstříků, abychom do nich mohli přímo zapisovat. Domníváme se, že v případech, kdy není potřeba další dokazování, by bylo pro stát i pro klienta efektivní, aby notář mohl provádět záznamy přímo. A potom je tu další rozvoj našeho systému e-notář.

Jaké priority a témata vidíte pro estonské notáře v příštích letech jako nejdůležitější?

Rozšíření pravomoci notářů o nové kompetence v budoucnu. Ministerstvo spravedlnosti například navrhuje, aby notáři měli výlučnou pravomoc k rozvodům manželství v případech, kde mezi manželi nejsou žádné spory. To předpokládá výraznější roli notáře v zajištění právní jistoty a předcházení soudním sporům.

Vaše funkce v čele Estonské notářské komory a práce ve Vaší notářské kanceláři jistě zabere spoustu času.  Co ráda děláte ve volném čase?

Miluji kino! Jsem opravdu velký fanoušek evropského filmu a cinema d´auteur, takže se snažím chodit na nové filmy. Také mám ráda hudbu, chodím na koncerty, zejména na jazz a operu. Snažím se i trochu sportovat – plavání, kolo, běh.

Jaké to je být ženou v čele notářské komory?

Nemyslím si, že je to odlišné od toho, kdyby ji vedl muž. Myslím, že je to víc o vlastnostech osoby, která má vést jakoukoli organizaci, o smyslu pro systém, touze po dosažení změn a o zájmu. Myslím, že pohlaví není tak důležité jako jiné kvality. Je to těžké, když máte malé děti, vždy záleží na podpoře partnera, rodiny. Myslím, že muži tohle mají stejné. Pokud jsou děti opravdu malé, musíte si vybrat, ale pokud jsou již větší ... všechno je možné, pokud je vůle.

Vážená paní prezidentko, co pro Vás znamená být notářkou? Co se Vám na notářské profesi líbí nejvíc?

Za dvacet let se notářství v Estonsku stalo institucí výkonu veřejné moci, zároveň jsou notáři více a více zapojeni do poskytování právních rad a vysvětlení. Myslím, že to, co se mi na notářství líbí nejvíce, je nezávislost tohoto povolání. Je pro mě velmi důležité, že si nemusím vybrat stranu, mohu říci, co si opravdu myslím, mohu navrhnout, co myslím, že je nejlepší pro každého. Nejsem na ničí straně. Možnost být nestranná a dát vysvětlení všem, být užitečná pro každého, to je to, co oceňuji na této práci. Mohu být sama sebou.

 

Připravila Mgr. Šárka Tlášková, předsedkyně Mezinárodní komise prezidia Notářské komory

České republiky, notářka v Praze

 

 


[1]    Estonská centrální evidence cenných papírů (Estonian Central Register of Securities) je hlavním registrem státu, který spravuje registry všech akciových společností (aktsiaselts) působící v Estonsku a všech cenných papírů a penzijních účtů otevřených v Estonsku. Registr zahrnuje také další elektronické cenné papíry (podíly ve společnostech s ručením omezeným, dluhopisy atd.), a historie transakcí s cennými papíry. Estonská centrální evidence cenných papírů byla zřízena nařízením vlády v roce 1994. http://www.e-register.ee/en