Zápis notářem do veřejných rejstříků

Mgr. Pavel Bernard

 

Zákon č. 304/2013 Sb. o veřejných rejstřících právnických osob, ve znění zákona č. 87/2015 Sb. (dále jen „rejstříkový zákon“), stanovil notářům povinnost, na žádost oprávněné osoby, po splnění zákonem stanovených podmínek, provádět zápisy do veřejných rejstříků.

P

 

odnikatelské veřejnosti se tak otevřela možnost volby, nemusí se vždy obracet na soud, mohou o zápis, po splnění zákonných předpokladů, požádat notáře. Od pozdního odpoledne 15. 5. 2015 bylo ze strany Ministerstva spravedlnosti umožněno po technické stránce všem notářům provádět zápisy v rámci informačního systému veřejných rejstříků (ISVR). Během prvního týdne se počet zápisů prováděných notáři dostal na 60 denně a bude nepochybně narůstat. Dnes je jistě příliš brzy na vyhodnocování, přesto už se objevily okruhy problémů, které jsou nejen mezi notáři diskutovány.

Některé nejasné otázky a postupy se snaží sjednotit prezidium Notářské komory České republiky a svá výkladová stanoviska uveřejňuje na webových stránkách. Jedno z důležitých výkladových stanovisek uvádí, že spojku „ , nebo“ v ustanovení § 108 mezi písm. b) a c) zákona č. 304/2013 Sb., veřejných rejstřících právnických osob a fyzický osob, je zapotřebí vykládat tak, že má slučovací význam, nikoliv význam vylučovací. Notář provede zápis do veřejného rejstříku jen tehdy, jestliže sepsal notářský zápis pro zápis do veřejného rejstříku nebo notářský zápis o rozhodnutí orgánu právnické osoby podle § 80a a násl., notářského řádu a notáři byly současně předloženy všechny listiny požadované zákonem pro zápis do veřejného rejstříku nebo pro založení do sbírky listiny.“

Jinými slovy notář nemůže provést zápis do veřejného rejstříku pouze na základě soukromých listin, bez podkladového notářského zápisu, i když by z doslovného znění § 108 rejstříkového zákona mohl někdo takovou možnost dovozovat. Připuštění takové možnosti by bylo v rozporu s celou koncepcí zápisu notářem do veřejného rejstříku, založené na preventivním přezkumu notářem obsaženém ve veřejné listině a na tom, že zápis je prováděn jen na podkladu veřejné listiny. Takovou veřejnou listinou nemůže být v tomto případě ani zvláštní notářský zápis podle § 80h zákona č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti, ve znění pozdějších právních předpisů (dále jen „not. ř.“), který může být sepsán jen, byl-li sepsán podkladový notářský zápis, což je zřejmé jak z § 80h not. ř., tak i z § 109 rejstříkového zákona.

Praktické a aktuální informace týkající se problematiky zápisu notářem do veřejných rejstříků jsou průběžně zveřejňovány a diskutovány na stránkách http://www.nkcr-forum.cz/.

 

Otázka podkladového notářského zápisu

Podle § 108 rejstříkového zákona notář provede zápis, změnu nebo výmaz (dále jen „zápis“) do veřejného rejstříku, jestliže zapisované skutečnosti mají podklad v notářském zápisu pro zápis do veřejného rejstříku nebo v notářském zápisu o rozhodnutí orgánu právnické osoby sepsaných podle jiného zákona (dále jen „pokladový zápis“). Podle § 80a, odst. 1 not. ř. notář sepíše notářský zápis o rozhodnutí orgánu právnické osoby, pokud zvláštní právní předpis pořízení takového notářského zápisu vyžaduje, nebo pokud je rozhodováno o skutečnostech zapisovaných do veřejného rejstříku, i když zvláštní právní předpis pořízení takového notářského zápisu nevyžaduje. Je zde tedy dána žadateli o zápis volba i v případě, kdy zákon povinnost osvědčit rozhodnutí notářským zápisem výslovně nestanoví, o sepis notářského zápisu požádat a následně požádat o zápis do veřejného rejstříku notáře, bez nutnosti obracet se s návrhem na soud. Obdobně může notář sepisovat i notářské zápisy o právních jednáních, i když tak výslovně nestanoví zvláštní právní předpis. Takto může notář např. sepsat notářské zápisy týkající se ústavů, spolků, příspěvkových organizací apod., a následně provést odpovídající zápisy do veřejných rejstříků.

Naopak v určitých případech nastavení systému neumožňuje určité zápisy provést, i když sepis notářského zápisu není vyloučen, tak je tomu např. u České národní banky, České tiskové kanceláře a dalších.

Existují však případy, kdy jsou pochybnosti o tom, zda o určité skutečnosti lze sepsat podkladový zápis či co vlastně onou skutečností je a v jaké podobě o ní má či může být podkladový zápis sepsán. Například stav, kdy valná hromada rozhodne o volbě nových členů představenstva společnosti. Členové představenstva se podle § 25, odst. 1, písm. g) rejstříkového zákona zapisují do veřejného rejstříku a tedy o takovém rozhodnutí je v souladu s § 80a, odst. 1 not. ř. možné sepsat notářský zápis o rozhodnutí orgánu právnické osoby, i když zákon sepis takového notářského zápisu nevyžaduje. Při sepisu osvědčení o rozhodnutí orgánu právnické osoby si notář musí posoudit jako předpoklad pro přijetí rozhodnutí, zda s ohledem na počet členů statutárního orgánu dle stanov společnosti lze volbu provést, tedy i zda je zde neobsazené místo, např. z důvodu, že stávajícímu členovi představenstva skončilo funkční období. Vyhodnotí-li notář, že volbu lze provést a není přitom rozhodující, zda „volné“ místo je zřejmé i z výpisu z obchodního rejstříku (osoba, které již zaniklo členství je stále v obchodním rejstříku zapsána), pak sepíše notářský zápis o rozhodnutí valné hromady. Samotné provedení zápisu do obchodního rejstříku však může být problém v situaci, když si notář pro sepis notářského zápisu vyhodnotil, že místo člena představenstva je uvolněné, protože funkční období skončilo určitému členovi např. před dvěma lety nebo odstoupil z funkce a zaniklo mu členství podle stanov projednáním v orgánu, jehož je členem. Výmaz člena představenstva, kterému skončilo funkční období nebo zaniklo členství v důsledku odstoupení z funkce, totiž nemá podklad v rozhodnutí, o němž byl sepsán podkladový zápis. Jedná se o právní skutečnost, uplynutí času, o níž valná hromada žádné rozhodnutí nepřijímá, stejně tak valná hromada nepřijímá rozhodnutí, odstoupí-li osoba z funkce. Nutno zde navíc poznamenat, že samotná aplikace pro notáře neumožňuje zápis zániku členství starší šesti měsíců. Notáři také může být před volbou nového člena představenstva předložen zápis z valné hromady o odvolání určité osoby z funkce člena představenstva. Ani v těchto případech zapisovaná (vymazávaná) skutečnost, nemá podklad v notářském zápisu, a ačkoli byl a mohl být sepsán podkladový zápis o volbě nového člena představenstva, nemůže přesto notář nového člena představenstva do veřejného rejstříku zapsat z toho důvodu, že nemůže zapsat výmaz osoby, jejíž funkce některým z výše uvedených způsobů zanikla. Skutečnost zapisovaná do veřejného rejstříku by měla být vyjádřena v samotném rozhodnutí, o němž je sepsán podkladový zápis nebo by podkladový zápis měl obsahovat rozhodnutí, které je podmínkou účinnosti určitého právního jednání, např. smlouvy o převodu podílu. Nemůže být v rámci notářského zápisu zmíněna pouze jako předpoklad pro přijetí určitého rozhodnutí.

Dalšími případy, kdy nebude možné, aby notář, přestože sepsal podkladový zápis, skutečně zápis do veřejného rejstříku provedl, bude např. změna společníka, doložená rozhodnutím o dědictví, zánik účasti společníka v rámci exekučního řízení, přechod podílu příklepem v dražbě. S takovými změnami se bude muset oprávněná osoba i nadále obracet na soud. Velmi obtížně budeme hledat podkladový zápis pro výmaz obchodní korporace z veřejného rejstříku v jiných případech, než je výmaz v důsledku přeměny. Na druhou stranu nelze vyloučit, že praxe následně dospěje k tomu, že názor zde uvedený, neodpovídá účelu navržené právní úpravy a nebude vyloučeno, aby notář zapisoval i skutečnosti, které posoudí v rámci preventivního přezkumu, jako předpoklad pro přijetí rozhodnutí obsaženého v podkladovém zápisu. Takový názor by mohl převážit zejména v případech, kdy takový předpoklad bude doložen veřejnou listinou.

Často diskutovanou problematikou je převod podílu ve společnosti s ručením omezeným, která má jediného společníka. Podle § 14 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích), dále jen „ZOK“, se nepřihlíží v takovém případě k ujednáním společenské smlouvy, která omezují mimo jiné převoditelnost podílu. V takovém případě zde není žádné rozhodnutí, které by v souvislosti s převodem podílu mohla valná hromada společnosti přijmout [§ 190, odst. 2, písm. o) ve spojení s § 207 odst. 2 ZOK], nemůže si je ani vyhradit podle § 190, odst. 3 ZOK, neboť ani do působnosti jiného orgánu společnosti takové rozhodnutí nepatří. Pokud by byl tedy notář požádán o zápis změny společníka ve společnosti s jediným společníkem do veřejného rejstříku, musel by sepsat notář ve formě notářského zápisu samotnou smlouvu o převodu podílu a tento zápis o právním jednání by se poté stal podkladovým zápisem. V tomto případě by se pak smlouva o převodu podílu, sepsaná ve formě notářského zápisu, zakládala do sbírky listin (§ 114, odst. 1 ZOK, věta druhá) a to právě z důvodu, že by se jednalo o podkladový zápis, neboť pokud by smlouva o převodu podílu podkladovým zápisem nebyla, pak by se do sbírky listin nezakládala (§ 66 rejstříkového zákona). Obdobně by bylo třeba postupovat v případě, kdy u společnosti s ručením omezeným s více společníky není převod podílu podmíněn souhlasem valné hromady (není zde rozhodnutí, které náleží do působnosti valné hromady ani jiného orgánu společnosti).

Jiná situace by však nastala v případě, kdy společenská smlouva v souladu s § 207, odst. 2 ZOK podmiňuje převod podílu souhlasem valné hromady. V takovém případě notář sepíše podle § 80a not. ř. notářský zápis – osvědčení o rozhodnutí orgánu právnické osoby, i když se vedou diskuse, zda je sepis takového notářského zápisu stanoven zvláštním právním předpisem (srovnej Jan Dědič, Petr Šuk: K některým výkladovým otázkám právní úpravy podílu v obchodní korporaci, Obchodněprávní revue 6/2014, strana 167), neboť takový zápis s ohledem na § 80a, odst. 1 not. ř. notář sepsat může, i kdyby sepis takového zápisu nevyžadoval zvláštní právní předpis. Rozhodnutí v něm obsažené je podmínkou účinnosti smlouvy o převodu. Následně může být notáři předložena smlouva o převodu podílu a není vyloučeno, aby byla sepsána ve formě soukromé listiny, se všemi zákonnými náležitostmi, a je-li notář požádán o zápis do veřejného rejstříku, sepíše notářský zápis podle § 80h not. ř. a zápis do veřejného rejstříku provede, právě z důvodu, že podkladový zápis obsahoval rozhodnutí, které je podmínkou účinnosti právního jednání, v jehož důsledku se mění osoba společníka, tedy skutečnost zapisovaná do veřejného rejstříku [§ 48 odst. 1, písm. j) rejstříkového zákona].  Smlouvu o převodu podílu ve společnosti lze, je-li převod podmíněn souhlasem valné hromady, předložit už k sepisu podkladového zápisu, v takovém případě by nebylo nutné zápis podle § 80h not. ř. sepisovat.

Další problematickou oblastí může být zápis společenství vlastníků jednotek do rejstříku společenství, a to u společenství, která vznikla ex lege podle § 9, odst. 3 zákona č. 72/1994 Sb., kterým se upravují některé spoluvlastnické vztahy k budovám a některé vlastnické vztahy k bytům a nebytovým prostorům a doplňují některé zákony (zákon o vlastnictví bytů), ve znění pozdějších právních předpisů, jež však dosud nebyla do rejstříku společenství zapsána. Podle § 3028 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „občanský zákoník“), řídí se společenství v souladu s ustanovením § 9 odst. 10 zákona o vlastnictví bytů vzorovými stanovami společenství vlastníků jednotek dle nařízení vlády č. 371/2004 Sb., ve znění pozdějších změn. Lze tedy osvědčit rozhodnutí shromáždění takového společenství vlastníků, přičemž jeho vnitřní poměry se řídí vzorovými stanovami. Z výše uvedených důvodů shromáždění rozhoduje o změně stanov společenství, nezakládá se společenství právním jednáním podle § 1200 občanského zákoníku, při kterém se vyžaduje účast a souhlas všech vlastníků jednotek. Zároveň je však v případě vzniku společenství vlastníků ex lege, které dosud není zapsáno v rejstříku společenství, mít na zřeteli, že zapisované skutečnosti nemají podklad v notářském zápisu a ačkoli notář sepíše notářský zápis o rozhodnutí orgánu právnické osoby (vzniklé ex lege, dosud v rejstříku společenství nezapsané) podle § 80a not. ř., nemůže v tomto případě provést zápis společenství do rejstříku společenství podle § 108 a násl. rejstříkového zákona, nesepisuje totiž zakladatelské právní jednání. Jedná-li se však o založení společenství vlastníků podle § 1200 a násl. občanského zákoníku, pak při splnění dalších podmínek dle zákona notář zápis společenství do rejstříku společenství provést na žádost oprávněné osoby může.

 

Něco málo k otázkám technickým

Pokud se týká samotného fungování aplikace je důležité, aby u zapisovaných fyzických osob, které mají rodné číslo, bylo rodné číslo vždy uvedeno. Registr obyvatel, jeden ze základních registrů České republiky, jehož vznik je dán zákonem č. 111/2009 Sb., o základních registrech (dále jen „ROB“), rodná čísla neobsahuje, proto nestačí pouhé ztotožnění osoby v ROB a je nutné rodné číslo doplnit, neboť se jedná o zapisovanou skutečnost podle § 25, odst. 1, písm. e) rejstříkového zákona.

Při zapisování v ISVR není vhodné používat tlačítko „zpět“ v internetovém prohlížeči a otevírat více oken, je vhodné vyhnout se kopírování textů z textových souborů do aplikace ISVR, je-li to možné, neboť při kopírování se často přenáší nepovolené znaky nebo ukončení řádků či stránek, které pak mohou způsobit nemožnost dokončení zápisu.

Znovu na tomto místě upozorňuji na skutečnost, že pokud je u soudu nebo u jiného notáře rozpracován zápis týkající se určitého subjektu, nemůže notář žádné další změny provést. Aplikace sdělí jméno notáře nebo soudního úředníka, který má zápis rozpracovaný a u něho je třeba zjistit, čeho se změna týká, případně kdy lze očekávat dokončení zápisu.

 

Závěrem

Obecně jsem nezaznamenal žádnou negativní reakci ze strany účastníků na zápis notářem do veřejných rejstříků. Je třeba, zejména s ohledem na skutečnost, že se jedná o novou povinnost pro notáře, být velmi obezřetný a provádět zápisy pouze v případech, kdy je jednoznačné, že zapisovaná skutečnost má podklad v podkladovém zápisu. S rostoucím počtem provedených zápisů nepochybně narazíme na množství případů, kdy toto posouzení bude hraniční a praxe se patrně bude posouvat směrem k tomu, aby se odlehčilo soudům a většina zápisů ve veřejných rejstřících byla prováděna notáři. Je to konec konců ku prospěchu veřejnosti a notáři jsou připraveni tuto službu bezproblémově nabídnout.

Zpět